行政經理365天超級管理手冊

第一部分 崗位職責
第一章 行政部的職責
行政經理必須了解行政部在企業(yè)中所處的位置、職責權限、日常工作流程和與其他部門的關系，只有了解了這些，才能順利地開展工作。同時，行政經理還應明確一年的工作安排，這也是其崗位職責的一個重要組成部分 。 第一節(jié) 行政部的職責權限
001 行政部所處的位置
002 行政部的職責權限
003 行政部的工作流程
004 行政部與其他部門的關系
第二節(jié) 365天工作安排
005 國家法定節(jié) 假日
006 計算常規(guī)工作時間
007 采用階段工作法 第二章 行政經理崗位須知
行政經理需要明確自身的崗位要求以及工作內容。崗位要求對行政經理的任職提出各種要求，只有達到這些要求，行政經理才能勝任工作。工作內容則是行政經理主要的工作事項和必須了解并掌握的內容。 第一節(jié) 行政經理崗位要求
008 個人形象要求
009 心理素質要求
010 專業(yè)知識要求
011 個人能力要求
012 職業(yè)道德要求
第二節(jié) 行政經理工作內容
013 日常管理工作內容
014 專業(yè)管理工作內容 第二部分 管理技能
第三章 基本管理技能
基本管理技能是行政經理在日常管理工作中需要用到的一系列管理手段，如制訂工作計劃、進行有效授權、開展溝通工作等。行政經理只有掌握了這些基本管理技能，才能高效地開展工作。 第一節(jié) 制訂工作計劃
015 工作計劃的格式與內容
016 工作計劃的制訂步驟
第二節(jié) 匯報和下達指示
017 向上級匯報工作
018 聽取下級匯報工作
019 向下級下達指示
第三節(jié) 進行有效授權
020 授權的要素構成
021 授權的誤區(qū)
022 常用的授權方法
第四節(jié) 團隊管理技能
023 認識企業(yè)團隊管理
024 團隊管理的基本要點
第五節(jié) 日常溝通管理
025 了解常見的溝通方式
026 了解常見溝通障礙
027 明確溝通方法
028 向上溝通注意事項
029 水平溝通注意事項
030 向下溝通注意事項
031 需要立即溝通的情況
032 掌握傾聽的方法 第四章 自我管理技能
行政經理除了要掌握基本管理技能之外，還要做好自我管理工作：個人形象自檢和自我反思。通過形象自檢，行政經理能展現(xiàn)更好的個人形象；通過自我反思，行政經理可以獲知個人失誤，以便及早作出改進，取得更大的進步。 第一節(jié) 個人形象自檢
033 男士形象自檢內容
034 女士形象自檢內容
第二節(jié) 自我反思
035 了解自我反思的內容
036 做好自我反思記錄
037 自我反思推廣運用 第三部分 專業(yè)技能
第五章 辦公環(huán)境優(yōu)化
良好的辦公環(huán)境是順利開展一切工作的必要條件。沒有良好的辦公環(huán)境，企業(yè)員工很難安心、舒適地工作。因此，優(yōu)化辦公環(huán)境對企業(yè)的正常運營和長遠發(fā)展非常重要。 第一節(jié) 辦公室環(huán)境設計
038 設計良好的辦公室環(huán)境
039 開放式辦公室的特點
040 封閉式辦公室的特點
041 全景式辦公室的特點
042 辦公室環(huán)境設計考慮因素
043 辦公室模型制作
044 辦公室環(huán)境設計籌劃流程
045 辦公環(huán)境設計注意事項
第二節(jié) 辦公室5S管理
046 5S管理的內容
047 辦公室推行5S管理的目的
048 辦公桌面的5S管理要點
049 抽屜的5S管理要點
050 辦公文件的5S管理要點
051 文件夾的5S管理要點
052 文件柜的整理、整頓
053 辦公用品的5S管理要點
054 減少辦公用品的用量
055 公共區(qū)域的5S管理要點
056 進行辦公區(qū)5S檢查 第六章 行政接待管理
行政接待是日常行政管理工作的重要內容，對宣傳企業(yè)形象、擴大企業(yè)知名度起著非常重要的作用。 第一節(jié) 行政接待禮儀管理
057 接待人員儀表要求
058 接待人員手勢要求
059 遞送物品禮儀要求
060 接待人員語言要求
061 迎接客人禮儀要求
第二節(jié) 行政接待事務管理
062 企業(yè)常規(guī)接待程序
063 接待預約客人
064 接待無預約客人
065 接待同行企業(yè)來人
066 接待下屬公司來人
067 接待新聞媒體人員
068 接待各類參觀人員
【經典范本01】 ××公司參觀接待管理規(guī)定
069 接待上級檢查機構
070 接待外賓工作要點
071 接待外賓注意事項
072 來訪登記 第七章 企業(yè)會議管理
通過定期或不定期地召開各類會議，企業(yè)可以進行信息傳遞，促進工作順利開展。行政部是企業(yè)會議的主要管理機構，因此，行政經理應帶領部門人員做好每一次會議的管理工作，確保所有會議順利進行。 第一節(jié) 會議籌備管理
073 認識企業(yè)常見會議
074 確定會議議題
075 制定會議方案
076 進行會議經費預算
077 擬定會議議程
078 確定與會人員名單
079 擬定會議日程與時間
080 選擇會議場所
081 企業(yè)會議文書資料的類別
082 會議文書資料準備要點
083 準備會議用品
084 布置會場
085 擬定會議通知
【經典范本02】 會議通知
086 做好會前審核工作
第二節(jié) 會議期間的管理工作
087 會議簽到
088 接待與會人員
089 管理會議資料
090 跟蹤會議進程
091 做好會議記錄
092 會議保密措施
093 保障現(xiàn)場通信暢通
094 協(xié)助做好新聞報道工作
095 舉辦會議活動
096 做好會議后勤工作
097 處理會議突發(fā)事件
第三節(jié) 會后管理工作
098 檢查會后現(xiàn)場
099 清理會后現(xiàn)場
100 評估會議
101 收退會議文件
102 對會議文件進行立卷歸檔
103 催辦落實會后事務
104 處理會后其他事務
105 制作會議簡報
106 會議費用報銷
第四節(jié) 會議成本控制
107 建立會議審批制度
【經典范本03】 ××公司會議審批制度
108 精簡會議數(shù)量
109 控制各類會議頻率
110 影響會議質量的因素
111 控制會議質量的措施
112 推行候會制度
113 做好會議應急預算
第五節(jié) 企業(yè)電話會議
114 電話會議的類別
115 電話會議的優(yōu)勢
116 電話會議的參與者
117 電話會議的召開方式
118 電話會議的召開流程
第六節(jié) 企業(yè)視頻會議
119 視頻會議的類別
120 開展視頻會議的好處
121 視頻會議的參與者
122 視頻會議的日常管理 第八章 企業(yè)物資管理
企業(yè)物資種類繁多，一般包括各類印信、證照、辦公用品、辦公設備以及各類車輛等，這些物資都是企業(yè)的財產，行政經理應充分了解這些物資，并在日常工作中對其進行有效管理，確保企業(yè)物資得到正確的使用和保管。 第一節(jié) 企業(yè)印信管理
123 企業(yè)印章的種類
124 刻制印章
125 啟用企業(yè)印章
126 選擇印章保管人員
【經典范本04】 印章保管委托書
127 建立印章臺賬
128 日常使用印章
129 停用企業(yè)印章
130 廢印章的存檔和銷毀
131 介紹信的類別
132 介紹信管理要點
133 使用介紹信時的注意事項
第二節(jié) 企業(yè)證照管理
134 證照的類別
135 辦理證照
136 證照的保管與使用
137 證照使用歸檔登記
138 證照遺失處理
第三節(jié) 辦公用品日常管理
139 日常辦公用具
140 日常易耗品
141 提出辦公用品采購申請
142 制訂辦公用品需求計劃
143 選擇辦公用品采購方式
144 掌握采購工作必備知識
145 開展采購工作
146 辦公用品發(fā)放管理
147 辦公用品領用登記
148 設專人保管辦公用品
149 定期盤點辦公用品
150 管理工作服
151 管理工號、工作照
第四節(jié) 辦公設備管理
152 日常辦公設備的采購
153 新舊設備交替的采購
154 制作辦公設備管理卡
155 編制設備管理一覽表
156 建立故障維修機制
157 完善設備報修記錄
158 處理辦公設備報廢事務
第五節(jié) 企業(yè)車輛管理
159 購入新車輛
160 制作車輛管理卡
161 日常車輛使用管理
162 車輛使用登記
163 車輛日常運行記載
164 司機的日常管理工作
165 司機違章事故處理
166 車輛油卡日常管理
167 油卡充值管理
168 私車公用管理
169 制定購車補貼相關規(guī)定
【實用案例】 ××公司中高層管理者購車補貼規(guī)定
170 提出購車補貼申請
171 購車補貼手續(xù)辦理
【經典范本05】 購車補貼協(xié)議書
172 車輛日常保養(yǎng)與維修
173 車輛報廢換新
174 交車時的各項工作
175 辦理企業(yè)車輛保險
176 處理人身事故 第九章 文件管理
企業(yè)在日常經營過程中會產生大量文件，這些文件真實反映了企業(yè)各方面的經營狀況，對企業(yè)正常運營有著非常重要的價值。行政經理應充分了解企業(yè)文件的分類方法，加強文件管理工作，尤其要重視電子文件的管理工作。 第一節(jié) 文件收發(fā)管理
177 企業(yè)基本經營文件
178 企業(yè)常用組織文件
179 企業(yè)常用運營文件
180 明確文件收發(fā)崗位職責
181 信件的簽收
182 文件的分揀
183 文件的登記
184 文件的內部分 發(fā)
185 文件的寄發(fā)
186 國內外傳真的收發(fā)工作
第二節(jié) 常規(guī)文件管理
187 文件的搜集
188 文件的整理
189 文件的歸檔
190 文件立卷的要點
191 文件立卷的方法
192 文件立卷的調整
193 文件的防護
194 文件的利用
195 文件的銷毀
【經典范本06】 文件銷毀工作規(guī)范
第三節(jié) 音像資料管理
196 明確音像資料管理崗位職責
197 音像資料的類別
198 音像資料的采錄
199 錄音、錄像資料歸檔整理
200 音像資料的日常保管
201 音像資料儲存溫濕度控制
202 音像資料的開發(fā)利用
第四節(jié) 電子文件管理
203 電子文件的類別
204 明確電子文件管理崗位職責
205 電子文件管理要點
206 電子文件管理流程
207 電子文件的收集工作
208 電子文件的鑒定工作
209 電子文件的歸檔工作
210 電子文件的著錄
211 電子文件的處理工作
212 電子文件的日常保管 第十章 保密工作管理
大多數(shù)企業(yè)都會有機密文件、機密項目等保密信息。這些信息對企業(yè)至關重要，絕對不能對外泄露。行政經理應把保密工作視為自己的核心工作，采用多種措施，避免信息外泄。 第一節(jié) 保密項目管理
213 保密項目分級
214 管理類保密項目
215 技術類保密項目
216 業(yè)務類保密項目
217 生產類保密項目
218 保密事項日常管理
219 保密事項部門管理
220 保密載體管理
【經典范本07】 保密載體管理規(guī)范
第二節(jié) 日常保密措施
221 員工保密紀律要求
222 保安人員工作要求
223 保安人員管理措施
224 網(wǎng)絡系統(tǒng)保密措施
225 文件收發(fā)過程保密措施
226 印章保管措施
227 物品進出管理措施
228 簽署員工保密協(xié)議
【經典范本08】 員工保密協(xié)議 第十一章 企業(yè)安全管理
安全是一切工作的基礎，沒有一個安全的工作環(huán)境，任何工作都無法正常開展。行政經理的安全管理工作包括消防安全管理、日常安全管理、突發(fā)事件處理以及網(wǎng)絡安全管理。 第一節(jié) 消防安全管理
229 消防安全管理要點
230 配備基本消防設施
231 消防器材定位與標識
232 經常開展消防檢查工作
233 及時整改消防隱患
234 定期開展消防演習工作
235 做好消防檔案管理工作
第二節(jié) 日常安全管理
236 影響企業(yè)安全的因素
237 安全管理注意要點
238 安全管理工作的基本內容
239 明確保安主管工作職責
240 明確保安人員的工作職責
241 開展安全巡視工作
第三節(jié) 突發(fā)事件處理
242 突發(fā)事件的類別
243 突發(fā)事件的危害
244 建立突發(fā)事件應急預案體系
245 建立突發(fā)事件管理機構
246 突發(fā)事件預測、預警
247 突發(fā)事件處理流程
248 做好獎懲工作
249 突發(fā)事件危機公關
250 樹立公關意識
251 組建公關隊伍
252 重新修復企業(yè)形象
第四節(jié) 網(wǎng)絡安全管理
253 網(wǎng)絡環(huán)境分析
254 常見網(wǎng)絡安全隱患
255 網(wǎng)絡安全的重要性
256 網(wǎng)絡安全管理要點
257 網(wǎng)絡安全管理策略
258 網(wǎng)絡物理安全管理
259 企業(yè)應用安全管理
260 制定網(wǎng)絡使用規(guī)定
【實用案例】 ××公司網(wǎng)絡使用規(guī)定
261 配備網(wǎng)絡防火墻
262 防范網(wǎng)絡病毒
擴展閱讀 選購殺毒軟件四大要點
263 做好系統(tǒng)備份工作
264 采用入侵檢測技術
擴展閱讀 網(wǎng)絡安全誤區(qū)解讀
265 開展網(wǎng)絡安全培訓
第五節(jié) 值班安全管理
266 劃分值班管理責任
267 值班中事務處理注意事項
268 明確值班紀律要求
269 做好值班日程安排
270 節(jié)假日期間值班管理
271 夜間值班管理
272 值班工作登記管理
273 值班津貼與獎懲管理 第十二章 員工食宿管理
食宿是企業(yè)為員工提供的后勤保障。企業(yè)只有做好了食宿管理工作，才能使員工無后顧之憂，并放心地投入到工作當中去。食宿管理主要包含伙食管理和住宿管理。 第一節(jié) 員工伙食管理
274 員工加餐管理
275 員工餐卡管理
【實用案例】 ××公司員工餐卡管理規(guī)定
276 員工伙食補貼管理
277 員工餐廳日常管理
278 員工餐廳計劃管理
279 餐飲原材料管理
280 員工餐廳銷售管理
281 餐廳設施衛(wèi)生管理
282 食品衛(wèi)生管理
283 員工個人衛(wèi)生管理
284 開展衛(wèi)生檢查工作
285 開展伙食意見調查工作
【經典范本09】 員工伙食意見調查表
286 選擇餐廳外包模式
287 餐廳外包服務商的選擇
第二節(jié) 員工宿舍管理
288 員工宿舍的類別
289 設立員工宿舍管理員
290 員工宿舍管理方法
291 員工宿舍分配管理
292 新員工入住手續(xù)辦理
293 在職員工入住手續(xù)辦理
294 員工調房(床)管理
295 員工租房補貼管理
296 租房補貼的申請細則
297 員工宿舍鑰匙管理
298 員工宿舍物品管理
299 員工宿舍服務管理
300 員工宿舍安全管理
301 員工宿舍防盜管理
302 員工宿舍消防管理
303 員工宿舍衛(wèi)生管理
304 在職員工退房管理
305 離職員工退房管理
306 員工住宿檔案管理
307 明確員工應遵循的事項
308 明確取消住宿資格的原因
309 開展宿舍檢查工作 第十三章 行政費用控制
企業(yè)在日常運營的過程中會產生一些行政費用。行政經理作為企業(yè)行政事務的最高負責人，必須嚴格控制各項行政費用，以降低經營成本，增加效益。 第一節(jié) 行政費用預算控制
310 行政費用的類別
311 制定預算管理制度
【經典范本10】 預算管理制度
312 編制年度費用預算
第二節(jié) 日常行政費用控制
313 公務費用控制辦法
314 消耗品費用控制方法
315 電話費控制方法
316 能源費用控制方法
317 紙張費用控制方法
318 差旅費控制辦法
【實用案例】 ××公司差旅費標準
第三節(jié) 節(jié)能減排管理
319 建立節(jié)能管理小組
320 掌握節(jié)能減排要點
321 劃分各部門節(jié)能減排職責
322 加強用電管理工作
323 加強用水管理工作
324 加強車輛燃油管理工作
325 使用新型節(jié)能產品
326 開展節(jié)能減排宣傳工作
327 開展節(jié)能減排培訓工作
328 節(jié)能減排檢查與考核 第十四章 行政公文寫作
行政公文是指企業(yè)在行政事務方面的各類公文。這些公文一般由行政部負責撰寫。行政經理不僅要掌握公文的撰寫方式，也要督促下屬人員熟練掌握。 第一節(jié) 日常行政公文寫作
329 企業(yè)行政公函的寫作要求
330 企業(yè)行政指示的寫作要求
331 企業(yè)行政請示的寫作要求
332 企業(yè)行政通報的寫作要求
333 企業(yè)行政通知的寫作要求
第二節(jié) 會議管理文書寫作
334 企業(yè)會議記錄的寫作要求
335 企業(yè)會議紀要的寫作要求
336 會議講話稿的寫作要求
337 企業(yè)會議方案的寫作要求
338 會議開幕詞的寫作要求
339 會議閉幕詞的寫作要求
340 個人述職報告的寫作要求
第三節(jié) 行政接待文書寫作
341 歡迎詞的寫作要求
342 歡送詞的寫作要求
343 企業(yè)常用請柬的寫作要求
344 企業(yè)邀請函的寫作要求
345 答謝詞的寫作要求 第十五章 企業(yè)文化建設
企業(yè)文化建設工作是行政經理日常工作一個重要組成部分。企業(yè)文化建設工作包括員工活動管理、企業(yè)網(wǎng)站建設、企業(yè)宣傳欄管理以及企業(yè)內刊管理四大部分。通過開展這四個方面的工作，行政經理可以為企業(yè)創(chuàng)造良好的工作氛圍，使企業(yè)獲得長遠的發(fā)展。 第一節(jié) 員工活動管理
346 日常員工活動分類
【實用案例】 ××公司員工活動安排表
347 開展員工慶生活動
348 給員工送生日禮物
349 生日活動費用預算
350 管理員工活動室
351 組織成立員工俱樂部
352 明確俱樂部管理人員職責
353 員工俱樂部活動意向調查
【經典范本11】 ××員工俱樂部活動意向調查表
第二節(jié) 企業(yè)宣傳管理
354 各部門對于宣傳工作的職責
355 宣傳的渠道及內容
356 宣傳工作實施要領
357 宣傳欄的設置
358 宣傳欄的使用與管理
第三節(jié) 企業(yè)網(wǎng)站建設
359 網(wǎng)站內容規(guī)劃
360 網(wǎng)站設計要求
361 網(wǎng)站管理人員設置
362 網(wǎng)站的更新與維護
第四節(jié) 企業(yè)內刊管理
363 設置內刊編輯部
364 明確內刊的內容要求
【經典范本12】 稿件獎勵辦法
365 做好稿件登記工作
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