檔案管理學簡明教程

　　三、立卷的方法立卷的具體方法，主要是了解文件的內容及其形成過程，找出文件之間的共同點，把具有共同點的一組文件立成案卷。通常情況下，文件的共同點有六個方面，即問題、作者、名稱、時間、地區(qū)、通訊者，即通常所說的6個特征。（一）按問題立卷問題是指文件內容記述和反映的某方面的工作問題或涉及的人物、事件、事物等。同一問題的文件，可以組成一個案卷。由于各機關單位的工作總是貫徹有關的方針政策，處理和解決一定的問題，它所形成的文件，總是圍繞某一方面的問題而產(chǎn)生的。把相同問題的文件組合在一起，可以保持文件內容方面的聯(lián)系，反映出一個活動的全貌，利用者可以按文件內容所敘述的問題查找文件，便于檢索利用。因此，按問題立卷是一種最常用的主要的方法。（二）按作者立卷作者是指撰寫和制發(fā)文件的機關、機關內的組織機構或個人。將屬于同一作者的文件組合成案卷，便于反映本機關的工作以及別的機關與本機關的聯(lián)系。由于作者的職能和地位不同，按作者立卷，就自然地區(qū)分文件的重要程度和保存價值。（三）按名稱立卷將名稱相同的文件組成案卷，就是按文件名稱立卷。不同的文件名稱，反映了文件的不同效能和作用。按名稱立卷，也能較好地反映機關的工作活動，還可以適當?shù)貐^(qū)分文件的重要程度和保存價值，是一種不可缺少的立卷方法。（四）按時間立卷就是按文件形成的時間或文件的內容針對的時間，將屬于同一年度、季度或月份的文件分別組成案卷。一些時間針對性比較明顯的文件，如年度預算、季度計劃、月份統(tǒng)計報表等，通常是按文件內容針對的時間立卷。（五）按地區(qū)立卷就是把內容涉及同一地區(qū)（如省、市、縣、鄉(xiāng)）的文件組成案卷，或者把同屬某一地區(qū)的作者的文件組成案卷。（六）按通訊者立卷將本機關與某一機關就某個問題或幾個問題的來往文書組成案卷。文件之間的聯(lián)系是錯綜復雜的，因此，往往不能只從文件某一方面的特點去組卷，應該靈活地采用各種立卷方法，特別要善于結合運用幾種立卷特征立卷。在實際工作中，只采用單一特征立成案卷是很少的，一般說來，運用兩三個或三四個特征結合立成的案卷比較多。現(xiàn)在人們在工作中，又總結出常用的分類方法：1．“一事一卷”。即“立小卷”，就是凡是一個問題、一次會議、一項工作、一起案件、一種活動形成的文件材料，不管頁數(shù)多少，只要保管價值相同，都可以單獨組成一卷。2．“四分四注意”。即分年度，注意文件內容針對的時間；分級別，注意上下級文件之間的聯(lián)系；分問題，注意問題的聯(lián)系準確，結合運用文件的作者、名稱、時間、地區(qū)和通訊者特征；分保管價值，注意保持材料的完整性。立卷時還應當考慮文件的重要程度、保存價值和文件的數(shù)量。對于反映本機關主要職能活動及有重要查考研究價值的文件，應當單獨組卷，以便于日后的保管、移交和鑒定工作。案卷不宜太厚或太薄，以1至1．5厘米為宜。四、卷內文件整理文件組成案卷后，還需要進一步對卷內文件進行整理。具體工作內容主要包括：卷內文件排列和編號、填寫卷內文件目錄和備考表。（一）卷內文件的排列和編號對卷內文件，要求排列次序有條理，保持文件之間的聯(lián)系，給每份文件以固定的位置。卷內文件排列可采用按時間排列、按作者排列、按卷內文件的重要程度排列、按問題排列、按地區(qū)排列、按文件名稱排列等方法。無論采取哪種方法排列，必須注意保持請示與批復、正件與附件、同一文件的各種不同稿本（正本、原稿、草案等）之間不可分離的聯(lián)系。卷內文件排好之后，應按統(tǒng)一方法給文件編上頁號，固定次序．以便查找利用和保護文件。卷內文件目錄的填寫一般是逐件登記。順序號也就是卷內文件的件號。有些文件的標題如不能確切地反映文件的內容，或無標題，填寫時應根據(jù)文件內容擬寫確切的標題。備考表放在案卷最后，用以注明卷內文件的基本情況，便于管理人員和利用者了解案卷情況。備考表的項目主要有本卷情況說明、立卷人和檢查人員簽名、立卷時間。格式見下表：卷內備考表本卷情況說明立卷人：檢查人：立卷時間本卷情況說明：填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關的檔案管理人員填寫、簽名并標注時間。立卷人：由責任立卷者簽名。檢查人：由案卷質量審核者簽名。立卷時間：填寫完成的立卷日期。五、案卷封面的編目和案卷裝封（一）案卷封面的編目卷內文件整理完畢后，要以案卷為單位在封面上編目。主要項目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)、歸檔號、檔號。全宗名稱相同于立檔單位的名稱?！惸棵Q指全宗分類方案的第一級類目名稱。案卷題名即案卷標題，是封面中最主要的項目，用來概括和揭示卷內文件的內容和成分。它為查找利用提供線索，也是編制各種檢索工具的基礎。擬寫標題是檔案編目的主要內容之一，是文書立卷人員和檔案管理人員的一項基本功。擬寫案卷標題的基本要求：1．熟悉卷內文件情況。擬寫案卷標題不要倉促下筆，應該從頭到尾看一遍，以熟悉卷內文件的基本情況，理出頭緒。2．概括文件內容要求文字簡練、表達準確。當文件內容比較單一時，直書標題，簡便易行。當文件內容和成分比較復雜時，標題就應該概括一些。要求做到：利用者一看標題就知道卷內是一些什么文件，起到“引路”作用。3．標題結構力求完整。案卷標題的一般結構是：作者——問題（事由）——文種（名稱）必要時還須標出地區(qū)、收發(fā)文機關和時間?！?/div>