檔案管理現(xiàn)代化：檔案管理中技術(shù)革命進(jìn)程的動態(tài)審視

　　第四章現(xiàn)代化檔案管理環(huán)境——硬件設(shè)備的配置實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先要建立一個良好的檔案信息處理環(huán)境。這個環(huán)境是以計算機(jī)系統(tǒng)為核心，以通信系統(tǒng)為支柱，配置各種以計算機(jī)為基礎(chǔ)的自動化管理設(shè)備，包括各種輸入輸出設(shè)備、海量存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備、各種接口設(shè)備以及各種計算機(jī)軟件，包括系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫軟件、各種程序設(shè)計語言、各種辦公信息處理的支撐軟件、各種事務(wù)處理的應(yīng)用軟件等。因此，建立現(xiàn)代化檔案管理環(huán)境，實(shí)質(zhì)上就是從檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)和建設(shè)規(guī)模的大小出發(fā)，合理選配以計算機(jī)為核心的硬件結(jié)構(gòu)和軟件系統(tǒng)。本章講述的是硬件環(huán)境的建立。與檔案管理現(xiàn)代化最為密切的硬件設(shè)備有計算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、海量存儲設(shè)備、輸人輸出設(shè)備，還有日常的自動化辦公設(shè)備。第一節(jié)計算機(jī)硬件系統(tǒng)一、計算機(jī)對于檔案管理現(xiàn)代化的重要性與任何管理行為一樣，檔案管理現(xiàn)代化首先是以信息處理計算機(jī)化為開端的。計算機(jī)系統(tǒng)對于檔案管理現(xiàn)代化的建立與發(fā)展的重要性主要體現(xiàn)在：第一，計算機(jī)是檔案管理現(xiàn)代化賴以建立和發(fā)展的基礎(chǔ)，是檔案管理系統(tǒng)的核心設(shè)備。雖然“檔案管理現(xiàn)代化”屬于一個國家的整體現(xiàn)代化建設(shè)領(lǐng)域，但與其他領(lǐng)域的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程相比，檔案管理現(xiàn)代化卻顯得相對滯后。“檔案管理現(xiàn)代化”一詞與計算機(jī)的產(chǎn)生有關(guān)，但真正完整意義上的檔案管理現(xiàn)代化在計算機(jī)普及運(yùn)用后才形成。而且，從已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的現(xiàn)代化管理功能上看，其他硬件設(shè)備只有與計算機(jī)相連接，或結(jié)合運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)之后，才能發(fā)揮出更大的功能。第二，計算機(jī)系統(tǒng)的選擇與檔案管理系統(tǒng)的類型和層次密切有關(guān)。20世紀(jì)80年代之前，檔案機(jī)構(gòu)的部分自動化管理功能都是借助主機(jī)系統(tǒng)或集中式網(wǎng)絡(luò)形式實(shí)現(xiàn)的，這是一個與大、中、小型計算機(jī)與多用戶操作系統(tǒng)發(fā)展密切相關(guān)的時代。然而，自從20世紀(jì)80年代以來，由于微機(jī)技術(shù)的成熟、功能的擴(kuò)大，微機(jī)進(jìn)入了廣大的管理與辦公領(lǐng)域，從單項(xiàng)業(yè)務(wù)處理到綜合業(yè)務(wù)處理，都可以借助于微機(jī)實(shí)現(xiàn)。因此檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，無論是單項(xiàng)業(yè)務(wù)或是綜合業(yè)務(wù)，都可以利用單機(jī)單用戶系統(tǒng)或微機(jī) 局域網(wǎng)形式加以實(shí)現(xiàn)。二、檔案管理現(xiàn)代化與計算機(jī)系統(tǒng)的選擇（一）檔案管理系統(tǒng)對于計算機(jī)的要求由于檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)主要依托計算機(jī)而得以建立，因而，檔案管理現(xiàn)代化對于計算機(jī)系統(tǒng)也提出了較高的要求。1．要有高速的運(yùn)算速度和較強(qiáng)的邏輯判斷能力。在檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)中，最為頻繁的操作是信息的檢索。要在一個大型的信息庫中快速地找到所需的信息，也就要求計算機(jī)有較高的運(yùn)算速度和較強(qiáng)的邏輯判斷能力。2．要有大容量的存儲空間。檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的另一特點(diǎn)是信息量大，所以大容量的輔助存儲器和具有一定容量及較高存取速度的主存儲器是必不可少的。信息處理的速度不僅取決于計算機(jī)的運(yùn)算能力，而且還和主存儲器的容量有關(guān)。有了巨大的存儲空間，才能使數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)和各類應(yīng)用軟件充分發(fā)揮其作用。3．高性能的通信能力。在檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)中，經(jīng)常需要將分散在不同地理位置的數(shù)據(jù)進(jìn)行分發(fā)、集中、交換和再分配等工作，數(shù)據(jù)隨時產(chǎn)生、隨時處理。為了解決信息的傳遞、共享以及協(xié)同處理問題，要求計算機(jī)有高性能的通信能力，以便和其他計算機(jī)或外部設(shè)備構(gòu)成一個可相互通信聯(lián)絡(luò)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。4．有豐富的軟件、方便的使用方式，使辦公人員只需稍加培訓(xùn)就能掌握計算機(jī)的應(yīng)用操作，這就需要計算機(jī)系統(tǒng)提供良好的用戶環(huán)境和豐富的應(yīng)用軟件。5．信息能以各種形式表示，計算機(jī)能和多種外部設(shè)備相連接，如打印機(jī)、顯示器、繪圖儀、微型膠卷顯示裝置等，以各種直觀的形式向用戶提供所需的信息。6．計算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)具有高度的可靠性、可用性、可維護(hù)性和可保密性。（二）檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)中配置計算機(jī)的原則目前，我國的計算機(jī)種類繁多，市場上國內(nèi)、國外的機(jī)型琳瑯滿目，常使用戶眼花繚亂，猶豫不決。在檔案現(xiàn)代化管理環(huán)境的建立時．應(yīng)該如何選擇計算機(jī)呢？1．要從實(shí)際需要出發(fā)計算機(jī)只是一種先進(jìn)工具，并不能解決一切問題。因此在選機(jī)之前，必須把所要解決的問題和所要達(dá)到的目標(biāo)加以明確。購置計算機(jī)之前，要對本單位計算機(jī)的應(yīng)用進(jìn)行認(rèn)真分析。如應(yīng)用計算機(jī)管理哪些類型的檔案信息，辦公室自動化或檔案現(xiàn)代化管理要發(fā)展到哪一步等，從實(shí)際需要提出各種具體的計算機(jī)應(yīng)用項(xiàng)目。更深一步的就要了解如下問題：實(shí)際工作中要處理問題的信息量有多大？為了處理這類問題程序規(guī)模有多大？處理這類問題時真正的計算量有多大？被處理的問題所涉及的數(shù)據(jù)、程序需要保存嗎？要保存多久？在保存過程中要修改嗎？修改得頻繁嗎？將會有多少人同時使用這個系統(tǒng)？他們要處理的問題彼此之間有聯(lián)系嗎？聯(lián)系的深度和廣度有多大？你對結(jié)果的精確度要求如何？你希望得到什么格式的輸出結(jié)果？你的系統(tǒng)允許出故障嗎？允許在處理過程中停止嗎？允許停多久？你的系統(tǒng)將安裝在什么地方？周圍的環(huán)境如何？所有這些，都要作為購置計算機(jī)的依據(jù)。2．選擇與國內(nèi)外優(yōu)秀系列機(jī)兼容、售后服務(wù)好的機(jī)種用戶要購買計算機(jī)，應(yīng)選擇國際上或國內(nèi)優(yōu)秀系列機(jī)及其兼容機(jī)為宜。國際上計算機(jī)型號很多，但有名的系列不多，應(yīng)選如IBM、AST、DEC、AT

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